Schichtretter im Betrieb einführen
Leitfaden mit Vorlagen zum Kopieren · Stand: Oktober 2026
Bei neuer Software fragen Geschäftsführung, Betriebsrat und Beschäftigte zuerst: Welche Daten werden verarbeitet, wer sieht sie, und werde ich überwacht? Diese Seite beantwortet das ehrlich und führt dich in fünf Schritten durch die Einführung. Die Vorlagen unten kannst du kopieren und anpassen.
Kurz und ehrlich: Was Schichtretter tut – und was nicht
| Wer | Was ist sichtbar bzw. wird gespeichert |
|---|---|
| Schichtleiter | Name, E-Mail-Adresse, Kompetenzen, ob Push-Nachrichten aktiv sind, ob SMS möglich sind (nicht die Nummer selbst) und die Antworten auf Ersatzanfragen: Zusage, Absage oder Warteliste pro Schicht. |
| Mitarbeiter | Nur die eigenen Anfragen und Antworten. Namen oder Antworten von Kollegen sehen sie nicht. |
| Freiwillige Angaben | Handynummer für SMS (erst nach Bestätigung per Code verwendet) und die Wahl, zusätzlich zur Push-Nachricht auch E-Mail oder SMS zu bekommen. |
| Wir (Betreiber) | Verarbeiten die Daten nur im Auftrag der Firma. Keine Werbung, kein Tracking, keine Weitergabe zu eigenen Zwecken. |
Schichtretter erfasst nicht: Standort (kein GPS), Arbeitszeiten, Leistung, Anwesenheit, Gesundheitsdaten oder den Grund eines Ausfalls. Es gibt keine Auswertung „wer sagt wie oft ab“ und keine Bewertung von Personen. Die Anwendung kennt nur: Wer wurde angefragt, wer hat geantwortet.
Wo liegen die Daten? Datenbank und Server in der EU (Eurobase, Rechenzentrum in Frankreich). Für die Zustellung nutzen wir Dienstleister: Expo, Apple und Google (Push-Nachrichten, USA, über den EU-US-Datenschutzrahmen bzw. Standardvertragsklauseln), Brevo (E-Mail und SMS, Frankreich) und Mollie (Zahlung, Niederlande; nur für das Abo der Firma, nicht für Mitarbeiter). Die vollständige Liste steht in der Datenschutzerklärung.
In fünf Schritten zur Einführung
- Datenschutz klären. Die Firma ist verantwortlich, wir sind Auftragsverarbeiter. Schließt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) ab und ergänzt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Vorlage E).
- Betriebsrat einbinden (falls vorhanden). Der Betriebsrat hat bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Schichtretter ist dafür nicht gedacht, aber die Antworten sind einzelnen Personen zugeordnet – klärt das also vorab (Vorlagen A und D).
- Beschäftigte informieren. Vor dem Start bekommen alle ein Informationsschreiben (Vorlage B). Das ist die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO.
- Einrichten. Firma anlegen, Kompetenzen und Schichtvorlagen eintragen, Firmencode an die Beschäftigten geben (Vorlage C). Das dauert etwa eine Stunde.
- Spielregeln festlegen und nach ein paar Wochen gemeinsam auswerten, ob es passt (Vorlage D, Checkliste F).
Häufige Bedenken – und was dazu zu sagen ist
„Wird meine Verfügbarkeit überwacht?“
Nein. Schichtretter weiß nicht, wann jemand arbeitet oder erreichbar ist. Es gibt nur die Antwort auf eine konkrete Anfrage – und die Antwort ist freiwillig. Wer nicht antwortet, hat keine Nachteile; das sollte die Firma auch so zusagen (Vorlage D).
„Kann mein Chef meine Handynummer sehen?“
Nein. Die Nummer sieht nur man selbst. Der Schichtleiter sieht lediglich, ob SMS grundsätzlich möglich sind. Die Nummer ist freiwillig; ohne sie gibt es Push und E-Mail.
„Muss ich mir die App auf mein privates Handy laden?“
Das entscheidet die Firma, und sie sollte eine Alternative anbieten (z. B. Anruf oder Aushang). Wer keine Push-Nachrichten möchte, schaltet sie aus und bekommt Anfragen per E-Mail (und auf Wunsch SMS) mit einem Antwort-Link.
„Wie werden wir außerhalb der Arbeitszeit behandelt?“
Das regelt die Firma, nicht die Software. Legt fest, zu welchen Zeiten Anfragen verschickt werden dürfen und dass Nichtantworten keine Folgen hat (Vorlage D). Zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit gibt es arbeitsrechtliche Vorgaben – bitte prüfen lassen.
„Was passiert, wenn ich die Firma verlasse?“
Der Schichtleiter deaktiviert den Zugang im Bereich Team. Wer will, löscht sein Konto jederzeit selbst in der App unter Profil → Konto löschen; Name, Handynummer, Push-Token, Antworten und Login sind danach weg. Angelegte Ersatzanfragen bleiben bei der Firma, ohne Bezug zur Person.
„Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung?“
Nach unserer Einschätzung in der Regel nicht: Es gibt kein Profiling, keine systematische Überwachung und keine sensiblen Daten. Verbindlich entscheidet das euer Datenschutzbeauftragter.
„Wie lange werden Daten gespeichert?“
Konto-, Anfrage- und Antwortdaten bleiben, solange die Firma Schichtretter nutzt. Während der Nutzung gibt es keine automatische Löschung alter Anfragen – legt deshalb selbst fest, wie lange ihr sie braucht (Vorschlag in Vorlage E). Endet die Nutzung (Testphase oder Abo abgelaufen), werden alle Daten der Firma 60 Tage danach automatisch gelöscht; vorher kann der Schichtleiter sie unter Team → Firmendaten exportieren sichern. Jede Person kann ihre eigenen Daten unter Profil → Meine Daten exportieren herunterladen. Missbrauchsprotokolle löschen wir nach 7 Tagen, Antwort-Links laufen nach 14 Tagen ab.
Vorlagen zum Kopieren
Gelb markierte Stellen [so] bitte ausfüllen oder streichen.
Vorlage A: Information an den Betriebsrat
Sehr geehrte Mitglieder des Betriebsrats,
wir möchten für die Besetzung kurzfristig ausgefallener Schichten die Anwendung „Schichtretter“ einführen. Der Schichtleiter erfasst die betroffenen Schichten und die gesuchte Kompetenz; passende Beschäftigte erhalten eine Benachrichtigung (Push, bei Bedarf E-Mail oder SMS) und können mit einem Klick zu- oder absagen.
Zu den Daten: Verarbeitet werden Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Kompetenzen, die Antworten auf Anfragen und freiwillig eine Handynummer. Es gibt keine Standort-, Zeit- oder Leistungserfassung und keine Auswertung des Antwortverhaltens. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag, Hosting und Datenbank liegen in der EU. Die Datenschutzerklärung des Anbieters liegt bei: https://schichtretter.app/datenschutz.html.
Wir bitten um ein Gespräch am [Datum], um die Einführung und die Eckpunkte einer Regelung (Entwurf anbei) zu besprechen. Die Einführung ist für [Zeitraum] geplant; zunächst als Test in [Abteilung/Schicht].
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion]
Vorlage B: Informationsschreiben an die Beschäftigten
Wozu? Fällt jemand kurzfristig aus, möchten wir schnell Ersatz finden. Dafür nutzen wir ab [Datum] die Anwendung „Schichtretter“. Sie bekommen eine Benachrichtigung, wenn jemand mit Ihrer Kompetenz gesucht wird, und können mit einem Klick zu- oder absagen.
Wer ist verantwortlich? [Firma, Anschrift], Datenschutz-Ansprechperson: [Name, E-Mail]. Der Anbieter von Schichtretter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.
Welche Daten? Name, E-Mail-Adresse, Ihre Kompetenzen, Ihre Antworten auf Anfragen (Zusage, Absage, Warteliste) und – freiwillig – Ihre Handynummer für SMS-Benachrichtigungen. Schichtretter erfasst keinen Standort, keine Arbeitszeiten und keine Leistung.
Wer sieht was? Ihre Schichtleitung sieht Ihren Namen, Ihre Kompetenzen und Ihre Antworten. Ihre Handynummer sieht nur Sie selbst. Kolleginnen und Kollegen sehen Ihre Daten nicht.
Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und berechtigtes Interesse an der Schichtplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 26 BDSG). Die Handynummer geben Sie freiwillig an (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit in der App entfernen.
Empfänger und Speicherort: Server in der EU. Für die Zustellung werden Dienstleister eingesetzt (Push-Nachrichten über Expo, Apple und Google; E-Mail und SMS über Brevo). Details: https://schichtretter.app/datenschutz.html
Speicherdauer: [z. B. Anfragen und Antworten 12 Monate, danach Löschung]; Ihr Konto wird gelöscht, wenn Sie es löschen oder aus dem Betrieb ausscheiden.
Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht. Wenden Sie sich an [Ansprechperson]. Einen Auszug Ihrer Daten laden Sie in der App unter Profil → Meine Daten exportieren herunter; Ihr Konto löschen Sie dort unter Profil → Konto löschen.
Freiwilligkeit: [Die Nutzung der App ist freiwillig. Wer sie nicht nutzen möchte, wird wie bisher per Telefon/Aushang angefragt.] Aus einer Absage oder einer ausbleibenden Antwort entstehen keine Nachteile.
Vorlage C: Einladung an die Beschäftigten (Mail oder Aushang)
Hallo zusammen,
wenn jemand kurzfristig ausfällt, fragen wir ab sofort per App „Schichtretter“ Ersatz an. So geht’s in zwei Minuten:
- App „Schichtretter“ im App Store bzw. bei Google Play laden.
- „Konto erstellen“ wählen, Name und E-Mail-Adresse eingeben.
- Firmencode eingeben: [XXXX-XXXX]
- Mitteilungen erlauben – dann kommt die Anfrage direkt aufs Handy.
Eine Antwort ist immer freiwillig und ohne Nachteile. Alle Informationen zum Datenschutz findet ihr im beiliegenden Informationsschreiben. Fragen? [Ansprechperson] hilft gern.
Vorlage D: Eckpunkte einer Betriebsvereinbarung bzw. Nutzungsregel
- Zweck: Schichtretter dient ausschließlich der schnellen Besetzung kurzfristig ausgefallener Schichten.
- Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle: Die Anwendung wird nicht zur Bewertung von Beschäftigten genutzt. Das Antwortverhalten wird nicht ausgewertet und fließt in keine Beurteilung, Prämie oder Personalentscheidung ein.
- Freiwilligkeit: Die Antwort auf eine Anfrage ist freiwillig. Eine Absage oder keine Antwort hat keine Nachteile. [Nutzung der App freiwillig; Alternative: …]
- Datenumfang: Name, E-Mail, Kompetenzen, Antworten, freiwillig Handynummer. Keine Standort- oder Zeiterfassung.
- Zugriff: Nur [Schichtleitungen/Personalabteilung] verwalten Anfragen und Team.
- Anfragezeiten: Anfragen werden nur [z. B. zwischen 6 und 20 Uhr] verschickt, außer in dringenden Fällen.
- Speicherdauer: Anfragen und Antworten werden nach [12 Monaten] gelöscht; Konten ausgeschiedener Beschäftigter werden unverzüglich gelöscht bzw. deaktiviert.
- Datenschutz: AV-Vertrag mit dem Anbieter; Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO; Rechte der Beschäftigten bleiben unberührt.
- Änderungen und Laufzeit: Wesentliche Änderungen (z. B. neue Datenarten) nur im Einvernehmen mit dem Betriebsrat. Auswertung nach [3 Monaten].
Vorlage E: Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
| Bezeichnung | Besetzung kurzfristiger Schichtausfälle („Schichtretter“) |
|---|---|
| Verantwortlicher | [Firma, Anschrift, Ansprechperson Datenschutz] |
| Zweck | Schnelle Information und Rückmeldung von Beschäftigten bei Schichtausfällen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 26 BDSG; Handynummer: Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) |
| Betroffene | Beschäftigte mit Zugang zur Anwendung, Schichtleitungen |
| Datenkategorien | Name, E-Mail-Adresse, Kompetenzen, Antworten auf Anfragen, Push-Token, freiwillig Handynummer, Zeitpunkt der Anfrage |
| Empfänger | Schichtleitungen (intern); Auftragsverarbeiter: Betreiber von Schichtretter und dessen Unterauftragnehmer (Eurobase, Brevo, Expo/Apple/Google, Mollie – siehe Datenschutzerklärung) |
| Drittland | Push-Zustellung über Expo, Apple, Google (USA) auf Basis des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln |
| Löschfristen | [z. B. 12 Monate für Anfragen und Antworten; Konten bei Ausscheiden] |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | Mandantentrennung, Rollenkonzept, Verschlüsselung der Übertragung, Zugriffsbeschränkung, Missbrauchsschutz, Löschfunktion (Sicherheitsübersicht des Anbieters auf Anfrage) |
Checkliste F: Vor dem Start
- AV-Vertrag mit dem Anbieter abgeschlossen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt (Vorlage E)
- Datenschutzbeauftragten bzw. Ansprechperson einbezogen
- Betriebsrat informiert, Regelung vereinbart (Vorlagen A und D)
- Informationsschreiben an alle Beschäftigten (Vorlage B)
- Alternative für Beschäftigte ohne App festgelegt
- Schichtleitungen geschult: Wer sieht was, keine Auswertung des Antwortverhaltens
- Firma, Kompetenzen und Schichtvorlagen in der App eingerichtet
- Test mit einer kleinen Gruppe, danach Auswertung und Einführung für alle
- Löschfristen festgelegt und eingetragen, Zuständigkeit für Austritte geklärt
Hilfe bei der Einführung
Einen AV-Vertrag und Antworten auf Fragen von Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat bekommst du über support@schichtretter.app. Du kannst Schichtretter 30 Tage kostenlos testen – Preise ansehen oder die Demo im Browser ausprobieren.